Collections - Organisez Vos Rapports et Données

Les collections dans PyQueryHub sont le principal moyen d'organiser vos rapports, de contrôler l'accès et de structurer vos projets d'analyse de données. Pensez aux collections comme à des dossiers qui regroupent des rapports connexes tout en offrant un contrôle d'accès granulaire aux membres de l'équipe et aux groupes.

Que sont les Collections ?

Les collections servent de conteneurs organisationnels pour vos rapports, vous permettant de :

• Regrouper les rapports connexes par projet, département ou sujet
• Contrôler qui peut voir, modifier ou gérer des ensembles spécifiques de rapports
• Créer des collections publiques (partagées) et privées
• Gérer l'accès via des utilisateurs individuels ou des groupes
• Maintenir une séparation nette entre les différents projets ou équipes

Types de Collections

Collections Publiques

Les collections publiques peuvent être partagées avec des utilisateurs ou des groupes spécifiques au sein de votre espace de travail :

• Accès Partagé : Accordez un accès spécifique à des utilisateurs ou des groupes avec les rôles de lecteur ou d'éditeur
• Visibilité d'Équipe : Visible pour les membres de l'espace de travail qui ont obtenu l'accès
• Collaboratif : Plusieurs utilisateurs peuvent contribuer en fonction de leur rôle attribué

Collections Privées

Les collections privées sont des espaces de travail personnels pour les utilisateurs individuels :

• Accès Personnel : Accessible uniquement au propriétaire de la collection
• Espace de Travail Individuel : Parfait pour les brouillons de rapports ou l'analyse personnelle
• Création Automatique : Chaque nouveau membre de l'équipe obtient automatiquement une collection privée

Création de Collections

Créer une Nouvelle Collection

1. Accédez à la page Collections dans votre espace de travail
2. Cliquez sur le bouton "Créer une Collection"
3. Fournissez les informations suivantes :
   • Nom de la Collection : Un nom descriptif pour votre collection
   • Description : Description facultative expliquant le but de la collection
   • Icône : Icône facultative pour aider à identifier visuellement la collection

Limites de Collection

• Plan Gratuit : Limité à 1 collection par espace de travail
• Plans Payants : Créez des collections illimitées
• Si vous atteignez votre limite de collections, vous devrez mettre à niveau votre plan pour créer des collections supplémentaires

Gérer l'Accès aux Collections

Vous pouvez gérer qui a accès à vos collections via l'interface de gestion des accès :

Interface de Gestion des Accès

Pour gérer l'accès à une collection :

1. Accédez à votre collection
2. Cliquez sur le bouton "GÉRER L'ACCÈS"
3. La modale de gestion des accès s'ouvrira, montrant les options d'accès pour les utilisateurs et les groupes

Contrôle d'Accès des Utilisateurs

La section Accès Utilisateur vous permet d'accorder un accès individuel à la collection :

• Sélectionner un Utilisateur : Choisissez parmi les membres de l'espace de travail à l'aide du menu déroulant
• Attribution de Rôle : Attribuez le rôle de Lecteur ou d'Éditeur
• Ajouter un Utilisateur : Cliquez sur "Ajouter un Utilisateur" pour accorder l'accès

Les collections prennent en charge l'accès basé sur les rôles pour les utilisateurs individuels :

Rôles Disponibles :

• Lecteur : Peut voir les rapports dans la collection mais ne peut pas faire de modifications
• Éditeur : Peut voir, créer, modifier et supprimer des rapports dans la collection

Contrôle d'Accès des Groupes

La section Accès Groupe vous permet d'accorder l'accès à des groupes d'utilisateurs entiers à la collection :

• Sélectionner un Groupe : Choisissez parmi les groupes d'espaces de travail existants à l'aide du menu déroulant
• Attribution de Rôle : Attribuez le rôle de Lecteur ou d'Éditeur à l'ensemble du groupe
• Ajouter un Groupe : Cliquez sur "Ajouter un Groupe" pour accorder l'accès au groupe

Ceci est particulièrement utile pour :

• Accès par Département : Accordez à des départements entiers l'accès aux collections pertinentes
• Équipes de Projet : Donnez aux équipes de projet un accès unifié à leurs collections
• Gestion en Masse : Gérez l'accès pour plusieurs utilisateurs à la fois via des groupes

Permissions des Rôles

L'interface explique clairement les permissions pour chaque rôle :

• Éditeur : Peut créer, modifier et voir les rapports dans cette collection
• Lecteur : Ne peut que voir les rapports existants dans cette collection

Statut de l'Accès

La modale affiche le statut d'accès actuel :

• "Aucun utilisateur n'a obtenu l'accès à cette collection" - Indique qu'aucun accès utilisateur individuel n'a été accordé
• "Aucun groupe n'a obtenu l'accès à cette collection" - Indique qu'aucun accès de groupe n'a été configuré

Meilleures Pratiques d'Organisation des Collections

Conventions de Nommage

Utilisez des noms clairs et descriptifs qui indiquent le but de la collection :

• Rapports Ventes T4 2024
• Analyse Campagne Marketing
• Tableau de Bord Analyse Produit
• Métriques et KPIs RH

Stratégie d'Accès

Collections Publiques :

• Utilisez pour les projets collaboratifs nécessitant la contribution de l'équipe
• Accordez un accès éditeur aux créateurs de contenu
• Accordez un accès lecteur aux parties prenantes et aux consommateurs

Collections Privées :

• Utilisez pour les brouillons de rapports et l'analyse expérimentale
• Gardez le travail sensible ou incomplet privé jusqu'à ce qu'il soit prêt
• Déplacez les rapports vers des collections publiques lorsqu'ils sont prêts pour la collaboration

Structure Organisationnelle

Alignez les collections avec la structure de votre entreprise :

• Basé sur le Département : Collections pour chaque département (Ventes, Marketing, Ingénierie)
• Basé sur le Projet : Collections pour des initiatives ou des campagnes spécifiques
• Basé sur le Temps : Collections pour les rapports trimestriels ou annuels
• Basé sur la Fonction : Collections pour différents types d'analyse (KPIs, Prévisions, Opérationnel)

Travailler avec les Rapports dans les Collections

Ajouter des Rapports aux Collections

• Les rapports sont créés au sein d'une collection spécifique
• Choisissez la collection appropriée lors de la création de nouveaux rapports
• Déplacez les rapports entre les collections si les besoins organisationnels changent

Opérations au Niveau de la Collection

• Voir Tous les Rapports : Voir tous les rapports d'une collection organisés par date de création
• Rechercher des Rapports : Trouver des rapports spécifiques dans de grandes collections
• Filtrer par Créateur : Voir les rapports créés par des membres spécifiques de l'équipe
• Mettre en Étoile les Rapports Importants : Marquez les rapports fréquemment utilisés pour un accès rapide

Gestion des Collections

Modifier les Collections

Les propriétaires de collections et les administrateurs d'espaces de travail peuvent :

• Mettre à jour le nom et la description de la collection
• Changer les icônes de la collection
• Modifier les permissions d'accès
• Supprimer des collections (avec des avertissements appropriés concernant les rapports qu'elles contiennent)

Propriété de la Collection

• Créateur : L'utilisateur qui a créé la collection en devient le propriétaire initial
• Propriétaires de l'Espace de Travail : Ont un accès complet à toutes les collections de l'espace de travail
• Transférer la Propriété : La propriété peut être transférée entre les membres de l'espace de travail

Supprimer les Collections

Important : La suppression d'une collection supprimera définitivement tous les rapports qu'elle contient.

Avant la suppression :

1. Passez en revue tous les rapports de la collection
2. Déplacez les rapports importants vers d'autres collections
3. Confirmez avec les membres de l'équipe qui ont accès
4. Comprenez que cette action ne peut pas être annulée

Intégration avec les Fonctionnalités de l'Espace de Travail

Accès aux Collections et Rôles des Utilisateurs

• Administrateurs de l'Espace de Travail : Ont accès à toutes les collections
• Membres de l'Espace de Travail : Ne voient que les collections auxquelles ils ont obtenu l'accès
• Héritage des Rôles : Les rôles de l'espace de travail n'accordent pas automatiquement l'accès aux collections

Collections et Groupes

• Créez des groupes basés sur les équipes, les départements ou les projets
• Accordez un accès de groupe aux collections pertinentes
• Simplifiez la gestion des permissions sur plusieurs collections
• Gérez automatiquement l'accès pour les nouveaux membres de l'équipe

Collections Privées pour les Nouveaux Utilisateurs

Lorsque de nouveaux utilisateurs rejoignent votre espace de travail :

• Une collection privée est automatiquement créée pour eux
• Fournit un espace immédiat pour le travail personnel et l'apprentissage
• Peut être utilisée pour rédiger des rapports avant de les partager publiquement

Sécurité et Meilleures Pratiques

Meilleures Pratiques de Contrôle d'Accès

• Principe du Moindre Privilège : Accordez le minimum d'accès nécessaire
• Audits Réguliers : Révisez périodiquement les permissions d'accès aux collections
• Pertinence des Rôles : Utilisez le rôle de lecteur pour les parties prenantes, éditeur pour les contributeurs
• Gestion des Groupes : Utilisez des groupes pour une gestion d'accès évolutive

Sécurité des Données

• Les collections privées garantissent que le travail sensible reste confidentiel
• L'accès aux collections publiques est limité aux seuls membres de l'espace de travail
• Tout accès aux collections est journalisé et auditable
• Les collections et rapports supprimés sont définitivement enlevés

Lignes Directrices pour la Collaboration

• Utilisez des descriptions de collection claires pour définir les attentes
• Établissez des conventions de nommage pour les rapports au sein des collections
• Communiquez les objectifs des collections aux membres de l'équipe
• Nettoyage régulier des collections obsolètes ou inutilisées

Dépannage de l'Accès aux Collections

Problèmes d'Accès Courants

"Je ne peux pas voir une collection" :

• Vérifiez si vous avez obtenu l'accès à la collection
• Vérifiez que vous êtes dans le bon espace de travail
• Contactez l'administrateur de l'espace de travail pour l'accès

"Je ne peux pas modifier les rapports dans une collection" :

• Vérifiez que vous avez le rôle d'éditeur pour la collection
• Vérifiez si la collection est privée pour un autre utilisateur
• Confirmez que le rapport n'a pas été déplacé vers une autre collection

"Limite de collections atteinte" :

• Passez en revue les collections actuelles et supprimez celles qui sont inutilisées
• Envisagez de consolider des collections similaires
• Mettez à niveau le plan de l'espace de travail pour des collections illimitées

Pour une aide supplémentaire avec les collections, contactez votre administrateur d'espace de travail ou notre équipe de support.