Colecciones - Organiza tus informes y datos

Las colecciones en PyQueryHub son la forma principal de organizar tus informes, controlar el acceso y estructurar tus proyectos de análisis de datos. Piensa en las colecciones como carpetas que agrupan informes relacionados y que además proporcionan control de acceso granular para los miembros del equipo y los grupos.

¿Qué son las colecciones?

Las colecciones actúan como contenedores de organización para tus informes y te permiten:

  • Agrupar informes relacionados por proyecto, departamento o tema
  • Controlar quién puede ver, editar o gestionar conjuntos específicos de informes
  • Crear colecciones tanto públicas (compartidas) como privadas
  • Gestionar el acceso mediante usuarios individuales o grupos
  • Mantener una separación clara entre distintos proyectos o equipos

Tipos de colecciones

Colecciones públicas

Las colecciones públicas se pueden compartir con usuarios o grupos específicos dentro de tu espacio de trabajo:

  • Acceso compartido: Otorga acceso a usuarios o grupos específicos con roles de visualizador o editor
  • Visibilidad del equipo: Visibles para los miembros del espacio de trabajo a quienes se les haya otorgado acceso
  • Colaborativas: Varios usuarios pueden contribuir según el rol asignado

Colecciones privadas

Las colecciones privadas son espacios de trabajo personales para usuarios individuales:

  • Acceso personal: Solo accesibles para el propietario de la colección
  • Espacio de trabajo individual: Ideal para informes en borrador o análisis personales
  • Creación automática: Cada nuevo miembro del equipo obtiene automáticamente una colección privada

Crear colecciones

Crear una colección nueva

  1. Navega a la página de Colecciones en tu espacio de trabajo
  2. Haz clic en el botón "Crear colección"
  3. Proporciona la siguiente información:
    • Nombre de la colección: Un nombre descriptivo para tu colección
    • Descripción: Descripción opcional que explique el propósito de la colección
    • Ícono: Ícono opcional para ayudar a identificar visualmente la colección

Límites de colecciones

  • Plan gratuito: Limitado a 1 colección por espacio de trabajo
  • Planes de pago: Crea colecciones ilimitadas
  • Si alcanzas tu límite de colecciones, tendrás que actualizar tu plan para crear colecciones adicionales

Gestionar el acceso a la colección

Puedes gestionar quién tiene acceso a tus colecciones mediante la interfaz de gestión de accesos:

Gestión de acceso a colecciones

Interfaz de gestión de acceso

Para gestionar el acceso a una colección:

  1. Navega a tu colección
  2. Haz clic en el botón "GESTIONAR ACCESO"
  3. Se abrirá el modal de gestión de acceso mostrando opciones de acceso para usuarios y grupos

Control de acceso de usuarios

La sección de Acceso de usuarios te permite otorgar acceso individual a la colección:

  • Seleccionar usuario: Elige entre los miembros del espacio de trabajo usando la lista desplegable
  • Asignación de rol: Asigna el rol de Visualizador o Editor
  • Agregar usuario: Haz clic en "Agregar usuario" para otorgar acceso

Las colecciones admiten control de acceso basado en roles para usuarios individuales:

Roles disponibles:

  • Visualizador: Puede ver los informes de la colección pero no realizar cambios
  • Editor: Puede ver, crear, editar y eliminar informes dentro de la colección

Control de acceso por grupos

La sección de Acceso por grupos te permite otorgar acceso a grupos completos de usuarios a la colección:

  • Seleccionar grupo: Elige entre los grupos existentes del espacio de trabajo usando la lista desplegable
  • Asignación de rol: Asigna el rol de Visualizador o Editor a todo el grupo
  • Agregar grupo: Haz clic en "Agregar grupo" para otorgar acceso al grupo

Esto es especialmente útil para:

  • Acceso por departamento: Otorga acceso a departamentos completos a las colecciones relevantes
  • Equipos de proyecto: Da acceso unificado a sus colecciones a los equipos de proyecto
  • Gestión masiva: Gestiona el acceso de varios usuarios a la vez mediante grupos

Permisos por rol

La interfaz explica claramente los permisos de cada rol:

  • Editor: Puede crear, editar y ver informes en esta colección
  • Visualizador: Solo puede ver los informes existentes en esta colección

Estado del acceso

El modal muestra el estado de acceso actual:

  • "No se ha otorgado acceso a ningún usuario para esta colección": Indica que no hay acceso individual configurado
  • "No se ha otorgado acceso a ningún grupo para esta colección": Indica que no se ha configurado acceso por grupos

Mejores prácticas de organización de colecciones

Convenciones de nombres

Usa nombres claros y descriptivos que indiquen el propósito de la colección:

  • Informes de Ventas T4 2024
  • Análisis de Campañas de Marketing
  • Panel de Analítica de Producto
  • Métricas y KPIs de RR. HH.

Estrategia de acceso

Colecciones públicas:

  • Úsalas para proyectos colaborativos que requieran la participación del equipo
  • Otorga acceso de editor a los creadores de contenido
  • Otorga acceso de visualizador a los interesados y consumidores

Colecciones privadas:

  • Úsalas para informes en borrador y análisis experimentales
  • Mantén el trabajo sensible o incompleto en privado hasta que esté listo
  • Mueve los informes a colecciones públicas cuando estén listos para colaborar

Estructura organizativa

Alinea las colecciones con la estructura de tu negocio:

  • Basadas en departamentos: Colecciones para cada departamento (Ventas, Marketing, Ingeniería)
  • Basadas en proyectos: Colecciones para iniciativas o campañas específicas
  • Basadas en tiempo: Colecciones para informes trimestrales o anuales
  • Basadas en funciones: Colecciones para distintos tipos de análisis (KPIs, Pronósticos, Operativo)

Trabajar con informes en colecciones

Añadir informes a las colecciones

  • Los informes se crean dentro de una colección específica
  • Elige la colección adecuada al crear informes nuevos
  • Mueve los informes entre colecciones si cambian las necesidades organizativas

Operaciones a nivel de colección

  • Ver todos los informes: Ve todos los informes dentro de una colección organizados por fecha de creación
  • Buscar informes: Encuentra informes específicos dentro de colecciones grandes
  • Filtrar por creador: Ve informes creados por miembros específicos del equipo
  • Marcar informes importantes: Marca informes usados con frecuencia para un acceso rápido

Gestión de colecciones

Editar colecciones

Los propietarios de colecciones y los administradores del espacio de trabajo pueden:

  • Actualizar el nombre y la descripción de la colección
  • Cambiar los íconos de la colección
  • Modificar los permisos de acceso
  • Eliminar colecciones (con las advertencias adecuadas sobre los informes contenidos)

Propiedad de la colección

  • Creador: El usuario que creó la colección se convierte en el propietario inicial
  • Propietarios del espacio de trabajo: Tienen acceso completo a todas las colecciones del espacio de trabajo
  • Transferir propiedad: La propiedad puede transferirse entre miembros del espacio de trabajo

Eliminar colecciones

Importante: Eliminar una colección borrará permanentemente todos los informes que contiene.

Antes de eliminar:

  1. Revisa todos los informes de la colección
  2. Mueve los informes importantes a otras colecciones
  3. Confirma con los miembros del equipo que tengan acceso
  4. Ten en cuenta que esta acción no se puede deshacer

Integración con el espacio de trabajo

Acceso a la colección y roles de usuario

  • Administradores del espacio de trabajo: Tienen acceso a todas las colecciones
  • Miembros del espacio de trabajo: Solo ven las colecciones a las que se les ha otorgado acceso
  • Herencia de roles: Los roles del espacio de trabajo no otorgan acceso a colecciones automáticamente

Colecciones y grupos

  • Crea grupos basados en equipos, departamentos o proyectos
  • Otorga acceso por grupos a las colecciones relevantes
  • Simplifica la gestión de permisos en múltiples colecciones
  • Gestiona automáticamente el acceso para nuevos miembros del equipo

Colecciones privadas para usuarios nuevos

Cuando nuevos usuarios se unen a tu espacio de trabajo:

  • Se crea automáticamente una colección privada para ellos
  • Proporciona un espacio inmediato para trabajo personal y aprendizaje
  • Se puede usar para redactar informes antes de compartirlos públicamente

Seguridad y buenas prácticas

Mejores prácticas de control de acceso

  • Principio de mínimo privilegio: Otorga el acceso mínimo necesario
  • Auditorías regulares: Revisa periódicamente los permisos de acceso a colecciones
  • Adecuación de roles: Usa rol de visualizador para interesados y de editor para contribuidores
  • Gestión por grupos: Usa grupos para una gestión de accesos escalable

Seguridad de los datos

  • Las colecciones privadas garantizan que el trabajo sensible se mantenga confidencial
  • El acceso a colecciones públicas está restringido solo a miembros del espacio de trabajo
  • Todo el acceso a colecciones se registra y es auditable
  • Las colecciones e informes eliminados se eliminan de forma permanente

Guías de colaboración

  • Usa descripciones claras de colección para establecer expectativas
  • Establece convenciones de nombres para los informes dentro de las colecciones
  • Comunica el propósito de las colecciones a los miembros del equipo
  • Limpia regularmente colecciones obsoletas o no utilizadas

Solución de problemas de acceso a colecciones

Problemas de acceso comunes

"No puedo ver una colección":

  • Verifica si se te ha otorgado acceso a la colección
  • Asegúrate de estar en el espacio de trabajo correcto
  • Contacta al administrador del espacio de trabajo para obtener acceso

"No puedo editar informes en una colección":

  • Verifica que tengas rol de editor en la colección
  • Comprueba si la colección es privada de otro usuario
  • Confirma que el informe no se haya movido a otra colección

"Límite de colecciones alcanzado":

  • Revisa las colecciones actuales y elimina las que no se usen
  • Considera consolidar colecciones similares
  • Actualiza el plan del espacio de trabajo para colecciones ilimitadas

Para ayuda adicional con las colecciones, contacta a tu administrador del espacio de trabajo o a nuestro equipo de soporte.